IT - Менеджмент

Введение

В современном мире делового общения и корпоративной культуры постоянно возникают новые термины, которые описывают те или иные феномены в рабочей среде. Один из таких терминов — "туалетное делегирование". Несмотря на его оригинальное название, суть явления достаточно серьёзна и требует детального рассмотрения.

Если вы хотите глубже понять, как эффективно управлять проектами и избегать подобных ситуаций, рекомендуем ознакомиться с каналом "Самоучки IT (Управление проектами)" https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi. Этот канал предлагает множество полезных советов и практик для улучшения рабочих процессов. Еще у канала есть два бота для тестирования знаний по фреймворк управления Scrum https://t.me/Antitrend_bot и своду знаний PMBOK https://t.me/ggsfgdg_bot

Что такое туалетное делегирование?

Туалетное делегирование — это практика передачи рабочих задач и поручений сотруднику в неформальной обстановке. Это может произойти в самых неожиданных местах и ситуациях: на кухне во время обеда, в коридоре по пути в туалет, в спортзале после тренировки или даже на прогулке после рабочего дня. Основная проблема заключается в том, что сотрудника подлавливают в момент, когда он расслаблен и не сосредоточен на рабочих вопросах. В результате важное поручение может быть забыто или неправильно понято.

Причины возникновения туалетного делегирования:

1. Нехватка времени

Одной из основных причин, по которой руководители прибегают к туалетному делегированию, является нехватка времени. В условиях интенсивного рабочего графика найти подходящий момент для обсуждения задач становится всё сложнее, и менеджеры используют любую возможность для передачи поручений.

2. Плохое планирование

Неправильное распределение рабочего времени и отсутствие чёткого плана также способствуют появлению туалетного делегирования. Если в организации нет установленных правил и процедур для передачи задач, то сотрудники будут вынуждены обмениваться информацией в любом удобном случае, включая неформальные обстановки.

3. Неверие в важность формальных процедур

Некоторые руководители не считают необходимым соблюдать формальные процедуры при делегировании задач. Они могут полагать, что если задача действительно важна, сотрудник её запомнит, независимо от того, где и когда она была передана. Однако это ошибочное мнение, которое может привести к серьёзным проблемам в работе команды.

Негативные последствия туалетного делегирования

- Потеря информации

Когда задача передаётся в неформальной обстановке, велика вероятность, что сотрудник её просто забудет. В отсутствие письменного подтверждения и чёткой формулировки задачи возникают риски недопонимания и потери важной информации.

- Снижение мотивации

Постоянное использование туалетного делегирования может негативно сказаться на мотивации сотрудников. Они могут чувствовать себя недооцененными и перегруженными дополнительными задачами, которые появляются внезапно и в неподходящий момент.

- Ухудшение отношений в команде

Когда задачи передаются в неформальной обстановке, это может вызвать недовольство и напряжение в коллективе. Сотрудники могут начать избегать таких ситуаций и стараться не попадаться на глаза руководителю вне рабочего пространства.

Как бороться с туалетным делегированием?

1. Внедрение чётких процедур

Одним из наиболее эффективных способов борьбы с туалетным делегированием является внедрение чётких процедур и правил передачи задач. В организации должны быть установлены определённые методы и инструменты для делегирования, такие как электронная почта, специализированные программы для управления проектами и задачами.

2. Обучение менеджеров

Руководители должны понимать важность правильного делегирования и уважать личное пространство своих сотрудников. Обучение менеджеров навыкам эффективной коммуникации и делегирования поможет избежать ситуаций, когда задачи передаются в неформальной обстановке.

3. Создание культуры обратной связи

Для эффективного делегирования задач важна культура обратной связи. Сотрудники должны иметь возможность задавать вопросы и уточнять детали задачи. Это поможет избежать недопонимания и повысить ответственность за выполнение поручений.

4. Использование технологий

Современные технологии могут значительно облегчить процесс делегирования задач. Использование проектных систем управления, таких как Trello, Asana или Jira, позволяет фиксировать все задачи и сроки их выполнения в одном месте. Это обеспечивает прозрачность и контроль за выполнением поручений.

Заключение

Туалетное делегирование — это проблема, с которой сталкиваются многие современные компании. Несмотря на её внешнюю безобидность, она может привести к серьёзным негативным последствиям для работы команды и компании в целом. Внедрение чётких процедур, обучение менеджеров, создание культуры обратной связи и использование современных технологий — это ключевые шаги, которые помогут избежать этой проблемы и обеспечить эффективное делегирование задач в организации.

В условиях 2024 года, когда скорость и качество выполнения задач имеют критическое значение, важно уделять особое внимание тому, как именно передаются поручения. Уважение к личному пространству сотрудников и следование установленным процедурам помогут создать продуктивную и мотивированную команду, способную достигать высоких результатов.

А моя рекомендация посетить канал "Самоучки IT (Управление проектами) https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi  для тех, кто хочет углубить свои знания в области управления проектами и узнать больше о том, как эффективно делегировать задачи. До встречи в следующей статье.

За последние годы обязанности менеджеров значительно расширились — количество подчиненных в среднем увеличилось вдвое. Это привело к ряду проблем: менеджеры чувствуют перегруженность, не успевая справляться со всеми задачами. Около половины из них испытывают сильный стресс и не могут уделять достаточно внимания каждому члену команды. Их подопечные реже добиваются выдающихся результатов и чаще увольняются.

Есть четыре признака, указывающих на риск провала команды под руководством такого менеджера:

1. Отсутствие самокритичности. Менеджер отрицает свои слабые стороны, закрывается от конструктивных замечаний, избегает делегирования и самостоятельно не принимает решения.

2. Недоверие команды. Сотрудники не верят в компетентность руководителя, не желают подстраиваться под его стиль управления и перекладывают на него всю ответственность.

3. Бесполезность взаимодействия. Общение с менеджером не приносит сотрудникам видимой пользы.

4. Рассогласованность целей. Амбиции команды не соответствуют способностям отдельных членов, много времени тратится на второстепенные задачи, и курс работы часто меняется.

Проявление этих признаков — тревожный сигнал для менеджера искать пути совершенствования своих навыков управления.

Кстати, об этом и многом другом можете почитать на канале "Самоучки IT (Управление проектами)" https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi

Шаг вперед в самообразовании

В динамичном мире проектного менеджмента для поддержания высокого профессионального уровня очень важно постоянно развиваться и повышать квалификацию. Традиционные методы обучения, такие как тренинги и курсы, конечно, имеют свою ценность, но современные технологии предоставляют нам доступ к целому спектру онлайн-ресурсов для самообразования.

Одним из таких ресурсов является бот для тестирования знаний по Scrum и PMBOK , разработанные Самоучки IT(Управление проектами) https://t.me/samvsepoimesh.

Это отличный инструмент для проверки и закрепления ваших знаний в области гибкой методологии Scrum и основ управления проектами согласно PMBOK. Бот предлагает серию вопросов различной сложности и подсчитывает ваши ответы, тем самым помогая выявить слабые места и направления для дальнейшего изучения.

Подобные ресурсы позволяют проводить самотестирование в удобное для вас время и в комфортной обстановке. Вы можете возвращаться к ним снова и снова, отслеживая свой прогресс и углубляя понимание концепций. Это особенно полезно при подготовке к сертификации или в ситуациях, когда требуется свежий взгляд на знакомый материал.

В заключение, онлайн-ресурсы, такие, как боты для самотестирования, являются полезными инструментами в процессе непрерывного обучения, предоставляя возможность выявлять пробелы в знаниях и ликвидировать их в удобном для вас темпе. Использование современных технологий позволит поддерживать актуальность ваших профессиональных навыков.

Ссылки на ботов в закрепе канала. Присоединяйтесь, пользуйтесь. Обратная связь приветствуется..

До встречи в следующей статье!

Сегодня я отойду от своих привычных статей, а вместо этого предлагаю вам с юмором пообсуждать термины.. Запущу серию коротких постов. В них  будет небольшой урок английского языка, где я рассмотрю несколько умных слов и аббревиатур, пришедших к нам с запада, которые мы не редко используем в нашей отрасли.

Итак:

SeCaas (по-русски Секааас произносится с придыханием) — это как раз не то, что вы подумали, и это не то, для чего хрестоматийные Равшан и Джамшут просили у «насяльника» отдельную раскладушку.

А на самом деле:

SeCaas (Security as a Service) — это бизнес-модель, в которой сервис-провайдер услуг безопасности интегрирует свои сервисы в корпоративную инфраструктуру заказчика. При этом совокупная стоимость владения для компании снижается за счет облачной архитектуры решений, оплаты сервисов по подписке и отсутствия капитальных затрат для заказчика.

Если зайдёт, продолжим составлять коллекцию..

В стремлении повысить эффективность бизнес-процессов и прозрачность операций многие компании принимают решение внедрить специализированное программное обеспечение для управления проектами. Ожидания высоки - ведь поставщики обещают централизованную платформу для коммуникаций, чёткое распределение ролей и сроков, экономию времени за счёт автоматизации.

Как отмечает Марк Килинз, вице-президент по продукту в Wrike, решение по управлению проектами - это "единый центр для всей команды, где отслеживаются задачи, хранятся файлы и происходит общение". Звучит заманчиво, не правда ли?

Однако, опыт показывает, что зачастую ожидаемые преимущества так и не реализуются в полной мере. По данным последнего отчёта Gartner, около 60% внедрений ПО терпят неудачу. Причина кроется в неверной стратегии внедрения.

Один из главных принципов управления изменениями гласит: "Прежде чем что-либо менять, убедитесь, что люди готовы к этим изменениям". Игнорирование человеческого фактора - самая распространённая ошибка при внедрении нового программного обеспечения или процессов.

Как отмечают многие эксперты, даже грамотно разработанная система не заработает в полной мере, если сотрудники не осознают ее ценности для себя. Люди редко меняются только по велению руководства - они должны понять необходимость перемен и принять их. Убедить команду в преимуществах новой системы управления проектами - одна из ключевых задач на пути успешного внедрения.

Будьте в курсе последних трендов в управлении проектами - подписывайтесь на канал Самоучки IT (Управление проектами) https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi Это отличный источник для изучения продвинутых методологий и практик в сфере PM, а также полезных лайфхаков по повышению личной эффективности.

В этой статье я проанализирую 6 наиболее типичных "подводных камней", которые могут свести на нет усилия компании по оптимизации процессов с помощью специализированного ПО. Также предложу пути решения каждой из проблем.

Проблема № 1: Неправильный или недостаточный онбординг

Адаптация сотрудников под новую систему - одно из самых важных и трудоёмких мероприятий при внедрении. Перенос текущих бизнес-процессов, обучение персонала, настройка ролей и прав доступа в совокупности составляют полноценный "онбординг".

Менеджеры нередко пренебрегают этим этапом, думая, что "всё-само-образуется". Или проводят онбординг по остаточному принципу. В таких случаях неизбежны проблемы: сотрудники игнорируют обучающие материалы, не приходят на встречи по переносу процессов, а порой даже не осваивают базовые функции новой системы.

Решение очевидно, но критически важно:

1. Заручиться полной поддержкой руководства и вовлечь его в процесс онбординга. Менеджеры должны личным примером показывать важность изменений.

2. Выделить достаточное время на качественный онбординг. По возможности привлечь профессиональных консультантов по внедрению от поставщика ПО.

Проблема №2: Отсутствие поддержки со стороны руководства

Переход на новое программное решение - это не просто внедрение инструмента, а кардинальная перестройка процессов. Энтузиазм нескольких технически-подкованных сотрудников тут недостаточен. Требуется полная вовлеченность топ-менеджмента как на стадии внедрения, так и в дальнейшем.

Увы, нередка ситуация, когда руководители "спускают" решение в команды, но при этом не намерены сами его использовать. Подобное демотивирует сотрудников с самого начала.

Эксперт по изменениям Джон Коттер в книге "Впереди перемен" отмечает: "Едва ли не каждое организационное преобразование, потерпевшее неудачу в прошлом, потерпело крах из-за недостатка мощного укоренившегося лидерства на старте".

Чтобы избежать этой проблемы:

1. Убедитесь, что руководители сами активно используют систему и демонстрируют лидерство.

2. Проведите совещание с топ-менеджерами и определите, какие ресурсы потребуются для успешного внедрения.

3. Менеджеры должны регулярно встречаться с командами для контроля прогресса и решения возникающих сложностей.

Проблема №3: Недостаточное обучение

Какими бы продвинутыми ни были члены команды в техническом плане, обучение работе с новой системой управления проектами жизненно необходимо.

Сотрудники разные - кто-то быстро разберётся самостоятельно, а для кого-то новый функционал станет серьёзным вызовом. Неосвоенные возможности останутся невостребованными.

Распространённая ошибка - стремление "объять необъятное" и пройти курс по всему функционалу. Куда эффективнее фокусировать обучение на тех аспектах, которые важны для конкретных команд и пользователей.

Рекомендации по обучению:

1. Оцените, сколько времени потребуется обучить всю команду. Убедитесь, что оно доступно.

2. Проанализируйте специфику работы разных подразделений. Подстройте обучающие сессии под реальные задачи каждой группы пользователей.

3. Проводите обучение в небольших группах - это позволит уделять больше внимания индивидуальным вопросам.

Проблема «4: Восприятие системы как бессмысленной траты времени

Одна из самых больших сложностей - убедить команду в ценности нового решения для них лично. Если сотрудники не видят выгод, они будут воспринимать систему как очередную "модную игрушку" руководства.

"Даже грамотнейшее программное обеспечение не станет использоваться, если люди не понимают, какие преимущества оно им даёт".

Чтобы добиться вовлеченности команды:

1. Проанализируйте, какие проблемы в работе испытывают разные подразделения. Определите, как новая система поможет их решить.

2. Донесите эту информацию до команд. Покажите, что решение не просто повысит прозрачность, но и облегчит их ежедневные задачи.

3. Сфокусируйтесь на конкретных процессах. Например, продажники смогут вносить информацию по клиентам и сделкам напрямую в систему, избавившись от необходимости присутствовать на многих собраниях. А для отдела маркетинга появится единая платформа для управления контент-планом и кампаниями.

Проблема №5: Негативный прошлый опыт

Если команда уже использовала ПО для управления проектами с разочаровывающим результатом, преодолеть скепсис будет непросто. В памяти сотрудников свежи воспоминания о потраченных усилиях и бесполезном, на их взгляд, продукте.

Дополнительную сложность создаёт временной фактор. Решение внедрять новую систему в "горячий" для бизнеса период, когда команды поглощены срочными задачами, по меньшей мере, нецелесообразно.

Чтобы не наступить на те же грабли, предприняв следующие шаги:

1. Проанализируйте, что пошло не так при предыдущем внедрении. Выясните причины провала.

2. Задействуйте менеджеров по работе с клиентами от вендора. Их экспертиза в управлении переменами будет очень ценна.

3. Рассмотрите вариант приобретения профессиональных услуг по внедрению у поставщика решения. Так процесс пройдёт гораздо быстрее и безболезненнее.

Проблема № 6: Отсутствие необходимых интеграций

Система управления проектами позиционируется как единая hub для всех коммуникаций и совместной работы. Однако многие решения существуют словно в "изоляции", не имея нативных интеграций с необходимыми командным инструментами - Slack, Gmail, Adobe и прочими.

Отсутствие интеграций мешает сделать систему полноценным центральным хабом для команды, снижая её ценность. Наличие открытого API - обязательное требование к современным программным продуктам. Это даёт гибкость для создания новых интеграций по мере необходимости.

Рекомендации по решению проблемы:

1. Заранее составьте список инструментов, которые активно используются в команде. И оцените, какие из них интегрированы с рассматриваемым решением по умолчанию.

2. Если критически важных интеграций нет, но в целом решение подходит, изучите возможность создания нужных интеграций силами внутренних разработчиков или сторонних специалистов через API.

Внедрение системы управления проектами способно повысить эффективность бизнес-процессов, но только при грамотном подходе. Избегая описанных в статье "подводных камней" и следуя рекомендациям, вы существенно повысите свои шансы на успех. Помните, ключ к успеху - правильная стратегия внедрения не меньше, чем функционал самого решения.

Присоединяйтесь к Самоучкам https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi. Будем рады.